函:各機關處理公務有下列情形之一時使用 一、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 二、下級機關對上級機關有所請求或報告時。 三、同級機關或不相隸屬機關間行文時。 四、民眾與機關間之申請及答復時。 書函: 一、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 二、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍 較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書 刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文。