一、檔案應裝訂整齊，不可零散脫落，每件檔案裝訂之訂書針或長尾夾以二個為限。 二、檔案應以公文用紙規格為標準，文件左、右、底三面邊緣應保持整齊；過寬、過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案內容；未達規定 標準者，應以公文用紙襯貼。 三、檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽、附件(如身分證影本、照片)規格較小時，應以公文用紙襯貼或用信封套裝封，不得脫離原 件。 四、檔案附件為A3規格者，應以｢蝴蝶頁｣方式折齊，頁碼以一頁計。
